Jak współpracować z firmą doradczą, by osiągnąć sukces?

Coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na nawiązanie współpracy z firmą doradczą. Najczęstszym celem jest uzyskanie wsparcia w czasie podejmowania decyzji o znaczeniu strategicznym. Może to być zidentyfikowanie nowych rynków o dużym potencjale sprzedażowym, stworzenie strategii ekspansji produktowej, zoptymalizowanie procesów produkcyjnych, poprawienie komunikacji marketingowej, a nawet zwiększenie sprzedaży.

Zaangażowanie firmy doradczej może być bardzo dobrym pomysłem i doprowadzić do sukcesu. Ale by tak się stało, należy pamiętać o kilku podstawowych zasadach współpracy.

Zdefiniuj oczekiwania

Precyzyjnie zdefiniowane i bezpośrednio wyartykułowane oczekiwania są podstawą dobrej współpracy z firmą doradczą. Doradca może pomóc tylko wtedy, gdy od początku dokładnie wie, czego klient potrzebuje. Już na etapie poszukiwania partnera oraz wstępnych rozmów o projekcie trzeba więc otwarcie rozmawiać o zakresie i celach potencjalnej współpracy. A oznacza to udzielenie odpowiedzi m.in. na takie pytania:

  • Czego dotyczy projekt?
  • Jakich danych potrzebuje klient?
  • Jaki zakres wsparcia ma zostać udzielony przez firmę doradczą?

Warto zastanowić się również, czy oczekiwania są realistyczne. Bywa, że klient prosi o rzeczy niemożliwe. Na przykład chce uzyskać od swojej konkurencji informacje, którymi sam nie podzieliłby się z nikim. Albo wymaga przekazania danych, które są poufne lub wrażliwe. W tej drugiej sytuacji konsultant może powołać się na zasady etyczne obowiązujące w branży doradczej i badawczej oraz odmówić przekazania pewnych danych (nawet jeśli je posiada). To świadczy o jego profesjonalizmie.

Określ terminy

Harmonogram realizacji projektu musi uwzględniać zarówno czas na poszukiwanie doradcy, jak i na przeprowadzenie projektu. Wszystkie terminy muszą być oczywiście dostosowane do daty, w której ma pojawić się rezultat współpracy (np. wprowadzenie na rynek produktu). Ale istotne jest również, by odpowiednio wcześnie rozpocząć rozmowy i pracę z doradcą – tak, by zapewnić mu wystarczającą ilość czasu na przeprowadzenie kompletnego projektu.

Niektóre projekty (np. analizy rynku poprzedzające wejście na nowy rynek) mogą trwać nawet 6 miesięcy lub dłużej. Próba wywarcia presji czasowej na firmę doradczą może doprowadzić do dwóch niepożądanych skutków ubocznych. Po pierwsze, trzeba liczyć się z ryzykiem gorszej jakości z powodu niewystarczającej ilości czasu. Po drugie, otrzymana wycena będzie najprawdopodobniej wyższa ze względu na dodatkowy element ryzyka w realizacji takiego przyspieszonego projektu.

Wyznacz zespół odpowiedzialny za projekt

Częstym błędem jest stworzenie zespołu roboczego składającego się wyłącznie z osób pracujących w firmie doradczej. A tymczasem równie ważny jest zespół po stronie klienta. Nie zawsze musi to być kilka osób, bardzo często wystarczy tylko menedżer projektu. Zadaniem takiej osoby nie będzie oczywiście realizacja zadań doradczych czy badawczych, ale koordynacja współpracy. W czasie projektu mogą pojawić się takie czynności do wykonania po stronie klienta, jak przekazanie informacji, udostępnienie wewnętrznych danych, zweryfikowanie wypracowanych wniosków. Opisane tu podejście do budowania zespołu projektowego usprawnia i przyspiesza prace oraz pozwala lepiej dopasować projekt do wymagań klienta.

Dziel się wiedzą

Bardzo istotnym elementem usprawniającym pracę projektową (a czasem nawet przyśpieszającym rezultaty projektu) jest otwartość klienta na dzielenie się wiedzą. Ma to znaczenie przede wszystkim na pierwszych etapach pracy, gdy podczas spotkań i warsztatów doradcy zapoznają się ze specyfiką firmy i branży klienta.

Załóżmy, że klient chętnie dzieli się swoją wiedzą, obszernie odpowiada na pytania oraz dostarcza wszystkich potrzebnych danych. W takiej sytuacji doradca ma szansę bardzo szybko zdobyć wiedzę, która jest niezbędna to realizacji projektu. Może natychmiast przejść do etapu przeprowadzania dalszych analiz, pozyskiwania nowych danych, przygotowywania wniosków oraz rekomendacji.

Gdy natomiast klient nie przekazuje swojej wiedzy doradcom, ci muszą ją zdobyć samodzielnie. Jest to oczywiście wykonalne, ale często mało efektywne z perspektywy zarówno klienta, jak i firmy doradczej. Zamiast skupić się na realizacji właściwego projektu, konsultanci, analitycy i badacze poświęcają czas na zdobycie informacji, które klient już i tak posiada.

Komunikuj się

Sprawne przeprowadzenie projektu doradczego wymaga dobrej komunikacji klienta i doradcy. Warto opracować model komunikacji, a następnie przedstawić go wszystkim zaangażowanym w projekt osobom. Dobrą praktyką jest zorganizowanie co najmniej dwóch spotkań – otwierającego projekt (tzw. kick-off meeting) oraz podsumowującego wyniki pracy doradców. Bardzo pomagają także regularne spotkania w trakcie projektu (tzw. interim meetings) oraz okresowe raportowanie na temat statusu projektu, realizowanych prac oraz pojawiających się ryzyk.

Jeśli firma doradcza nie proponuje modelu komunikacji, warto o niego zapytać i ustalić wszystkie istotne aspekty komunikacji.

Poznaj role i kompetencje członków zespołu

Znajomość ról i kompetencji poszczególnych członków zespołu pozwoli uniknąć wielu nieporozumień. Ułatwi komunikację, pozwoli właściwie rozłożyć zadania oraz usprawni współpracę między zespołem po stronie klienta i firmy doradczej.

Jednym z najpowszechniejszych problemów jest traktowanie doradcy jako eksperta branżowego i konfrontowanie z nim wiedzy branżowej zgromadzonej po stronie klienta. A przecież firma konsultingowa musi mieć kompetencje przede wszystkim w obszarze doradztwa. Dobrze, gdy posiada doświadczenie doradcze w wielu branżach, nie specjalizuje się tylko w jednej czy dwóch, a także zna wiele modeli biznesowych. Przez to będzie w stanie przenosić obserwacje i skuteczne praktyki między branżami.

Z kolei kluczową kompetencją klienta jest znajomość branży. Jego kadra (inżynierowie, technolodzy itp.) wnoszą istotny wkład w projekt w postaci wiedzy branżowej. Można więc pokusić się o stwierdzenie, że klient jest ekspertem produktu i procesu.

Zaakceptowanie takich ról klienta i doradcy zwiększy efektywność współpracy między firmami. Pojawi się miejsce na faktyczne doradztwo. A w efekcie klient być może nawet zobaczy swój problem biznesowy z zupełnie nowej perspektywy.

 

Planujesz nawiązać współpracę z firmą doradczą?

Zobacz naszą ofertę usług doradczych!

Newsletter

Chcesz otrzymywać studia przypadków, artykuły eksperckie oraz analizy rynku?
Zapisz się na newsletter

Udostępnij tę stronę!

Formularz kontaktowy

Zgodnie z art.6 ust.1 lit. a ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016) wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w związku z wysłaniem zapytania przez formularz kontaktowy. Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do przetworzenia zapytania. Rozumiem, że przysługuje mi prawo dostępu do swoich danych, możliwośći ich poprawiania, żądania zaprzestania ich przetwarzania. Administratorem danych osobowych jest PMR Ltd. Sp. z o.o.