fbpx

Jak skutecznie zminimalizować odchylenia budżetowe?

Budżetowanie to skomplikowany proces, na który w coraz większym zakresie wpływa otoczenie przedsiębiorstwa. Złożoność oraz zmienność sytuacji rynkowej powoduje, że wiele organizacji nie radzi sobie z ogromem informacji i coraz bardziej upraszcza procesy tworzenia planów finansowych. Przez to pojawiają się istotne odchylenia budżetowe, czyli rozbieżności między zakładanym planem a faktyczną realizacją.

Powszechnie stosowaną metodą minimalizacji odchyleń budżetowych jest kontroling oraz tworzenie budżetów kroczących, które są regularnie rewidowane i aktualizowane. Jeśli te działania bazują wyłącznie na informacjach o firmie, a nie uwzględniają informacji o otoczeniu rynkowym, to nie będą w pełni skuteczne.

Poniżej udzielamy konkretnych wskazówek przydatnych w procesie budżetowania. Pomogą one tak przygotować budżet, by zminimalizować odchylenia.

Wykorzystaj dane o otoczeniu rynkowym

Większość przedsiębiorstw tworzy budżet na podstawie dokumentów z poprzednich lat, parametrów historycznych, planów sprzedaży oraz zakupów. Niestety te metody bazują na informacjach płynących z wewnątrz organizacji. A przecież najważniejsze dla konstrukcji budżetu są dane na temat otoczenia gospodarczego oraz możliwych kierunków rozwoju rynku w przyszłości.

Przykładowe dane mające wpływ na przychodową stronę budżetu

  • Rynek docelowy – potencjał i dynamika rozwoju, identyfikacja barier wejścia, trendy rynkowe.
  • Otoczenie konkurencyjne – rozumiane nie tylko jako podmioty i produkty konkurencyjne, ale również produkty substytucyjne oraz stopień nasycenia rynku.
  • Dystrybutorzy – ich sytuacja finansowa, tendencje konsolidacyjne oraz nowi gracze w obszarze dystrybucji.
  • Klienci, konsumenci, a także decydenci w procesach zakupowych – zmiany behawioralne w zakresie podejmowania decyzji o zakupie, preferencje, potrzeby, budżety rozporządzalne oraz trendy konsumenckie.

Przykładowe dane mające wpływ na kosztową stronę budżetu

  • Dostawcy – dynamika zmian w zakresie konsolidacji, nowych wejść, upadłości czy problemów finansowych w branży, a także baza kosztowa oraz potencjalny obszar do negocjacji cen.
  • Rynek dóbr podstawowych – np. waluty, ropa, metale, produkty rolne.
  • Otoczenie administracyjno-prawne – zmiany oraz plany zmian, które mogą implikować dodatkowe wydatki lub niwelować koszty istniejące obecnie.

Pominięcie danych na temat otoczenia biznesowego

Brak odniesienia do sytuacji rynkowej to najpoważniejszy błąd budżetowania. Jeśli przychody są zaplanowane wyłącznie na podstawie liczby i wartości produktów, które chcemy wprowadzić na rynek, a koszty bazują tylko na wewnętrznych szacunkach, to wcześniej lub później pojawią się istotne odchylenia budżetowe. Mogą być one wynikiem m.in. takich nieprzewidzianych wydarzeń:

  • wejście na rynek nowego konkurenta, co prawdopodobnie utrudni sprzedaż produktów,
  • wejście na rynek nowego dostawcy, co otworzy możliwość negocjacji cen i obniżenia kosztów,
  • konsolidacja konkurencji, która wzmocni pozycję nowego podmiotu (choćby przez efekt skali i szerokość oferty), ale też ograniczy liczbę konkurentów,
  • konsolidacja na rynku dostawców, która może zmniejszyć siłę przetargową odbiorców,
  • zmiana zachowań konsumenckich (np. zmiana zachowań zakupowych związanych z miejscem i częstotliwością dokonywania zakupów, zmiana preferencji wynikająca z mody lub trendów) – te aspekty związane z odbiorcami będą wpływać nie tylko na wartość i wolumen sprzedaży, ale też na politykę cenową oraz planowanie kosztów.

Zdefiniuj rynek, konkurencję i substytuty

Właściwa definicja rynku docelowego ma ogromny wpływ na konstruowanie budżetu. Musi uwzględniać nie tylko ofertę konkurencyjną, ale również produkty substytucyjne. Substytuty zaspakajają przecież tę samą potrzebę, choć w inny sposób.

Odchylenia budżetowe pojawią się, gdy zostanie zastosowana:

  • zbyt wąska definicja – spowoduje niedoszacowanie rynku, co może przynieść wzrost sprzedaży, ale tylko pod warunkiem, że firma jest przygotowana na zwiększenie produkcji,
  • zbyt szeroka definicja – postawi firmę przed wyzwaniem w postaci skurczonego rynku (np. w wyniku silnej konkurencji i bogatej oferty substytucyjnej), co będzie miało odzwierciedlenie w postaci obniżenia sprzedaży i zwiększenia stanów magazynowych.

Wykorzystuj modele ekonometryczne

Prognozowanie danych na potrzeby budżetowania często jest upraszczane z powodu braku wiedzy, umiejętności lub czasu. A tymczasem, by mieć dobre prognozy, trzeba wziąć pod uwagę wiele różnych czynników, zidentyfikować łączące je relacje, trafnie przewidzieć trendy oraz zastosować narzędzia modelowania ekonometrycznego.

Przeanalizujmy dla przykładu proces prognozowania sprzedaży i odchylenia budżetowe wynikające z zastosowanych uproszczeń metodologicznych:

  • Prognoza na podstawie szacowanych zmian inflacji. Można zastosować takie podejście, wychodząc założenia, że cena produktów będzie rosnąć w tym samym tempie, co średni wzrost cen w gospodarce. Będzie to jednak obarczone istotnym błędem, ponieważ niektóre branże (m.in. nowoczesnych technologii) notują bardzo słabe powiązanie z ogólnymi zmianami sytuacji gospodarczej. Przy tej metodzie odchylenia budżetowe będą więc występować bardzo często.
  • Prognoza na podstawie szacowanych zmian PKB. Jest to lepszy sposób niż wykorzystanie prognoz inflacji, ale nawet powiązanie sprzedaży z PKB nie wyeliminuje odchyleń budżetowych. W dalszym ciągu nie są przecież wzięte pod uwagę inne kluczowe aspekty, takie jak choćby sytuacja na rynkach międzynarodowych.
  • Model ekonometryczny uwzględniający kluczowe czynniki: inflację, PKB i ceny ropy naftowej. Ryzyko wystąpienia odchyleń budżetowych przy takim podejściu jest bardziej ograniczone. Niestety dzieje się to kosztem zwiększenia poziomu skomplikowania procesu analitycznego. Konieczna jest bowiem analiza relacji między wszystkimi zmiennymi oraz uwzględnienie różnego typu zmian w otoczeniu instytucjonalnym (np. koszt transportu w zależności od zmiany liczby pozwoleń na przewóz towarów).

Współpracuj z innymi działami

Wiele odchyleń budżetowych wynika z braku współpracy między działem zajmującym się prognozami a jednostką pozyskującą wiedzę o rynku. Warto więc zapewnić sprawną i stałą komunikację między tymi dwiema jednostkami. Dzięki temu analityk odpowiedzialny za przygotowanie prognoz otrzyma wszystkie kluczowe informacje o rynku. A jego dobre zrozumienie otoczenia biznesowego i specyfiki branży przełoży się na lepszy budżet.

Poznaj metodologię przygotowania danych

Gdy dane do budżetu są przygotowywane wewnątrz firmy, zazwyczaj są dobrze udokumentowane, zrozumiałe i spójne. Ale używając danych pozyskanych spoza organizacji, nie można mieć pewności, że są one dobrze opracowane i będą przydatne.

By uchronić się przed błędami analizy, odchyleniami budżetowymi oraz nieprawidłowymi wnioskami, trzeba dokładnie poznać sposób przygotowania danych zewnętrznych. Oznacza to zrozumienie sposobu ich zbierania i opracowania, a także poznanie wszystkich specyficznych uwarunkowań metodologicznych. W razie potrzeby należy również zharmonizować dane zewnętrzne z wewnętrznymi.

Przygotuj się na odchylenia budżetowe

Trudno wyobrazić sobie budżet, który nie będzie miał żadnych odchyleń. A skoro już na wstępie akceptujemy pojawienie się odchyleń, to warto się na nie przygotować. Odpowiednio wczesne zidentyfikowanie ich rodzaju i wielkości pozwoli wprowadzić poprawki do budżetu, a także wdrożyć planowanie scenariuszowe na wypadek pojawiania się odchyleń w przyszłości.

Wykorzystaj wiedzę ekspertów

Budżetowanie należy przeprowadzać na podstawie danych zarówno o firmie, jak i o jej otoczeniu rynkowym. Coraz więcej organizacji uświadamia sobie taką potrzebę, ale nie posiada niezbędnych kompetencji oraz narzędzi. Przedsiębiorstwa pozyskują więc analizy rynkowe od zewnętrznych podmiotów wyspecjalizowanych w dostarczaniu tego typu informacji. Taki częściowy outsourcing procesu budżetowania niesie ze sobą kilka istotnych zalet:

  • uwzględnienie wiedzy zewnętrznego, bezstronnego eksperta,
  • dodanie zewnętrznej perspektywy do przeprowadzanej analizy,
  • wykorzystanie metod modelowania z uwzględnieniem wielu istotnych czynników,
  • dostęp do profesjonalnych narzędzi modelowania ekonometrycznego,
  • weryfikacja i harmonizacja danych zebranych samodzielnie.

Model łączący wiedzę wewnętrzną i wsparcie z zewnątrz organizacji może wydawać się skomplikowany i kosztowny. Jednak w dłużej perspektywie przyniesie wiele korzyści, ponieważ organizacja:

  • ograniczy nieefektywną alokację zasobów,
  • ograniczy ryzyko prowadzenia działalności,
  • zidentyfikuje szanse i zagrożenia oraz szybciej uwzględni je w swoich planach działań i budżetach,
  • uzyska dane na temat otoczenia rynkowego i przekaże je pracownikom zatrudnionym na wielu szczeblach organizacji.

Chcesz udoskonalić budżet i dowiedzieć się, jak będzie rozwijała się Twoja branża?

Zobacz naszą ofertę prognoz rynkowych i modelowania!

Udostępnij tę stronę!

Formularz kontaktowy

Zgodnie z art.6 ust.1 lit. a ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016) wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w związku z wysłaniem zapytania przez formularz kontaktowy. Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do przetworzenia zapytania. Rozumiem, że przysługuje mi prawo dostępu do swoich danych, możliwośći ich poprawiania, żądania zaprzestania ich przetwarzania. Administratorem danych osobowych jest PMR Ltd. Sp. z o.o.